1. Đặt vấn đề

Chuyển đổi số đang làm thay đổi mạnh mẽ hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp. Nếu trước đây quy trình kế toán trong doanh nghiệp chủ yếu dựa vào chứng từ giấy, nhập liệu thủ công và xử lý dữ liệu theo kỳ, thì hiện nay dữ liệu có thể được thu thập, xử lý, lưu trữ và phân tích trên nền tảng số.

Sự phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa quy trình (RPA), điện toán đám mây, dữ liệu lớn (Big Data), blockchain, hóa đơn điện tử và các hệ thống ERP đang tác động trực tiếp đến cách thức thực hiện quy trình kế toán trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, mức độ tác động của công nghệ số không giống nhau giữa các doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như hạ tầng công nghệ, năng lực của kế toán viên, chất lượng dữ liệu, mức độ cam kết của lãnh đạo, chi phí đầu tư, đặc điểm doanh nghiệp và hệ thống kiểm soát nội bộ.

2. Các nhân tố tác động đến quy trình kế toán của doanh nghiệp

2.1. Hạ tầng công nghệ thông tin

Hạ tầng công nghệ là nền tảng đầu tiên quyết định khả năng số hóa quy trình kế toán. Một doanh nghiệp có hệ thống máy chủ, mạng, phần mềm kế toán, ERP, lưu trữ đám mây và thiết bị phù hợp sẽ có khả năng kết nối dữ liệu giữa các bộ phận tốt hơn. Ngược lại, nếu hệ thống công nghệ lạc hậu hoặc các phần mềm hoạt động độc lập, kế toán viên vẫn phải nhập và đối chiếu dữ liệu thủ công. Phát triển hạ tầng công nghệ  làm tăng khả năng tự động hóa; tăng tốc độ xử lý dữ liệu; tăng khả năng kết nối giữa các bộ phận; giảm việc nhập dữ liệu nhiều lần va hỗ trợ cung cấp thông tin kế toán theo thời gian thực.

2.2. Mức độ ứng dụng công nghệ số

Không phải doanh nghiệp nào sử dụng phần mềm kế toán cũng được xem là chuyển đổi số. Mức độ ứng dụng có thể phát triển theo các cấp độ: Sổ sách thủ công → Phần mềm kế toán → Hóa đơn điện tử → Kết nối ngân hàng → ERP → Cloud → RPA → AI và phân tích dữ liệu.

Mức độ ứng dụng càng cao thì quy trình kế toán càng có khả năng tự động hóa và tích hợp.

2.3. Năng lực số của kế toán viên

Đây là một trong những nhân tố quan trọng nhất. Trong môi trường số, kế toán viên không chỉ cần hiểu nguyên lý kế toán mà còn phải có khả năng sử dụng phần mềm, khai thác dữ liệu và hiểu các công nghệ mới.

Kế toán viên cần từng bước phát triển các kỹ năng như: sử dụng phần mềm kế toán và ERP; Excel và công cụ phân tích dữ liệu; hiểu biết về AI; phân tích và trực quan hóa dữ liệu; nhận diện rủi ro công nghệ; bảo mật thông tin; tư duy phản biện và giải quyết vấn đề.

2.4. Chất lượng dữ liệu kế toán

Công nghệ hiện đại chỉ có thể tạo ra kết quả tốt khi dữ liệu đầu vào chính xác. Dữ liệu chính xác → Công nghệ hiệu quả → Thông tin kế toán có chất lượng. Nếu dữ liệu bị thiếu; trùng lặp; sai định dạng; sai thông tin; không đồng nhất giữa các hệ thống…. thì việc tự động hóa có thể làm cho sai sót lan truyền nhanh hơn.

2.5. Cam kết của nhà quản trị

Chuyển đổi số không chỉ là vấn đề của phòng kế toán mà liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp. Nếu lãnh đạo không nhận thức được lợi ích của chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể thiếu ngân sách, thiếu nhân lực và thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban.Ngược lại, sự cam kết của lãnh đạo sẽ tạo điều kiện đầu tư công nghệ; đào tạo nhân viên; chuẩn hóa quy trình; tích hợp hệ thống; thay đổi phương thức quản lý.

2.6. Chi phí đầu tư công nghệ

Chi phí là rào cản đáng kể, đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp có thể phải đầu tư cho phần mềm; máy chủ hoặc dịch vụ Cloud; thiết bị; bảo mật; tích hợp dữ liệu; đào tạo; bảo trì và nâng cấp. Nếu đầu tư không phù hợp với quy mô doanh nghiệp, chi phí có thể lớn hơn lợi ích thu được.

2.7. Hệ thống kiểm soát nội bộ

Công nghệ số giúp tăng khả năng kiểm soát nhưng đồng thời cũng tạo ra những rủi ro mới. Ví dụ: truy cập trái phép; thay đổi dữ liệu; mất dữ liệu; gian lận công nghệ; lạm dụng quyền truy cập; sai lệch dữ liệu giữa các hệ thống….

Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống kiểm soát phù hợp với môi trường số.

2.8. Mức độ tích hợp giữa các hệ thống

Một quy trình kế toán hiệu quả không nên hoạt động độc lập với các bộ phận khác.

Ví dụ: Bán hàng → Kho → Công nợ → Kế toán → Ngân hàng → Báo cáo quản trị. Nếu các hệ thống được tích hợp, một giao dịch có thể được cập nhật đồng thời ở nhiều bộ phận. Điều này giúp giảm: nhập liệu trùng lặp; sai lệch dữ liệu; thời gian đối chiếu; chi phí xử lý.

2.9. Mức độ phức tạp của doanh nghiệp

Quy mô và đặc điểm hoạt động cũng ảnh hưởng đến nhu cầu số hóa. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh; nhiều sản phẩm; nhiều khách hàng; nhiều giao dịch; hoạt động thương mại điện tử; chuỗi cung ứng phức tạp….sẽ có nhu cầu tự động hóa và tích hợp dữ liệu cao hơn.

3. Một số giải pháp trọng tâm

Thứ nhất, chuẩn hóa quy trình trước khi số hóa. Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ quy trình kế toán, xác định những công việc có thể tự động hóa và loại bỏ những bước trung gian không cần thiết.

Thứ hai, lựa chọn công nghệ phù hợp. Không nhất thiết doanh nghiệp phải sử dụng ngay AI, blockchain hay hệ thống phức tạp. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, có thể theo quy trình: Hóa đơn điện tử → Phần mềm kế toán → Cloud → Kết nối ngân hàng → ERP → Phân tích dữ liệu → AI.

Thứ ba, phát triển đội ngũ kế toán số. Đào tạo kế toán viên cần chuyển từ biết sử dụng phần mềm sang biết khai thác dữ liệu và công nghệ để tạo ra thông tin có giá trị.

Thứ tư, xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu. Doanh nghiệp cần quy định rõ trách nhiệm đối với dữ liệu từ khâu tạo lập, nhập liệu, kiểm tra, phê duyệt đến lưu trữ và khai thác.

Thứ năm, tăng cường kiểm soát và bảo mật. Cần xây dựng hệ thống phân quyền, sao lưu, xác thực, giám sát và kiểm tra dữ liệu nhằm hạn chế rủi ro trong môi trường số.

Thứ sáu, tăng cường vai trò của kế toán trong quản trị: Khi công việc nhập liệu và xử lý thủ công giảm xuống, kế toán viên cần chuyển trọng tâm sang Phân tích dữ liệu → Phân tích chi phí → Quản trị rủi ro → Dự báo tài chính → Tư vấn quản trị → Hỗ trợ ra quyết định.

4. Kết luận

Công nghệ số đang tạo ra sự thay đổi toàn diện đối với quy trình kế toán trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiệu quả chuyển đổi số không phụ thuộc riêng vào việc doanh nghiệp sử dụng công nghệ hiện đại nào mà phụ thuộc vào sự kết hợp giữa công nghệ, con người, dữ liệu, quy trình và hệ thống kiểm soát. Trong thời gian tới, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy số hóa công việc kế toán sang thiết kế lại quy trình kế toán trên nền tảng số.

Khi được triển khai đúng hướng, công nghệ số sẽ giúp kế toán giảm công việc thủ công, nâng cao độ chính xác, cung cấp thông tin nhanh hơn và đóng góp nhiều hơn vào hoạt động quản trị doanh nghiệp. Đây cũng là cơ sở để hình thành mô hình kế toán số (Digital Accounting), trong đó công nghệ đảm nhận ngày càng nhiều công việc xử lý dữ liệu, còn kế toán viên tập trung vào những hoạt động đòi hỏi kiến thức chuyên môn, tư duy phân tích, phán đoán nghề nghiệp và năng lực tư vấn.