Quy định về hóa đơn điện tử – Thay đổi từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế toàn bộ các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Không chỉ kế thừa các quy định còn phù hợp, Nghị định mới còn bổ sung nhiều nội dung nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý thuế trong bối cảnh chuyển đổi số và sự phát triển của thương mại điện tử.

1. Lần đầu tiên quy định rõ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Trước đây, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chủ yếu quy định về các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung 08 trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, giúp người nộp thuế dễ xác định nghĩa vụ của mình. Một số trường hợp tiêu biểu gồm:

– Hộ, cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện lập bảng kê theo quy định của pháp luật thuế.

– Một số khoản thu nhập từ cho thuê bất động sản.

– Thu nhập từ việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài trong các trường hợp luật quy định.

Việc quy định rõ các trường hợp ngoại lệ giúp giảm vướng mắc trong quá trình áp dụng và hạn chế tình trạng lập hóa đơn không đúng quy định.

2. Điều chỉnh quy định về thời điểm lập hóa đơn

Đây là một trong những thay đổi có tác động trực tiếp đến hoạt động kế toán. So với quy định cũ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung nhiều trường hợp đặc thù về thời điểm lập hóa đơn:

– Thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ chưa phải lập hóa đơn ngay nếu chưa phát sinh việc cung cấp dịch vụ.

– Một số lĩnh vực được phép lập hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày thay vì lập cho từng giao dịch.

– Đối với giao dịch phát sinh vào ca đêm, doanh nghiệp không có hệ thống lập hóa đơn tự động được phép lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo.

Những quy định này linh hoạt hơn so với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và phản ánh sát thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

3. Bổ sung cơ chế khuyến khích người tiêu dùng giám sát việc xuất hóa đơn

Một điểm hoàn toàn mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là cơ chế khen thưởng người cung cấp thông tin về hành vi không lập hoặc không giao hóa đơn điện tử.

Theo đó, nếu thông tin do người dân cung cấp giúp cơ quan thuế phát hiện vi phạm và ban hành quyết định xử phạt thì người cung cấp thông tin có thể được thưởng theo quy định, với mức thưởng tối đa 10 triệu đồng cho mỗi vụ việc. Đây là quy định chưa từng xuất hiện trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được kỳ vọng sẽ nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

4. Tăng cường chia sẻ dữ liệu giữa cơ quan thuế và các cơ quan quản lý

Nếu trước đây việc kết nối dữ liệu chủ yếu tập trung trong ngành Thuế thì Nghị định 254/2026/NĐ-CP mở rộng trách nhiệm chia sẻ thông tin của nhiều cơ quan như cơ quan quản lý đất đai, công an, y tế và các cơ quan quản lý chuyên ngành. Việc liên thông dữ liệu giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả kiểm tra, giám sát và phòng chống gian lận thuế.

5. Chấm dứt việc sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in

Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chính thức hết giá trị sử dụng. Các tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh còn tồn hóa đơn giấy phải thực hiện tiêu hủy theo quy định và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này đánh dấu bước chuyển đổi hoàn toàn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trong hệ thống quản lý thuế.

6. Chuẩn hóa nội dung hóa đơn và trách nhiệm của các bên

So với quy định cũ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung và làm rõ: Nội dung bắt buộc trên từng loại hóa đơn điện tử; Trách nhiệm của người bán, người mua và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; Trách nhiệm của bên được ủy nhiệm lập hóa đơn; Quy định về kết nối, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo chuẩn thống nhất. Những thay đổi này giúp giảm cách hiểu khác nhau giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, đồng thời nâng cao chất lượng dữ liệu phục vụ công tác quản lý.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà còn cập nhật nhiều quy định để phù hợp với thực tiễn quản lý thuế trong giai đoạn mới. Các thay đổi về thời điểm lập hóa đơn, trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, cơ chế giám sát của người tiêu dùng, chia sẻ dữ liệu và số hóa toàn diện sẽ tác động trực tiếp đến công tác kế toán và quản trị thuế của doanh nghiệp. Vì vậy, việc cập nhật sớm và triển khai đúng quy định là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và bảo đảm tuân thủ pháp luật.