Từ kế toán thuế đến kế toán phục vụ quản trị: Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần thay đổi gì trong bối cảnh số hoá?

Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, công tác kế toán vẫn thường được nhìn nhận chủ yếu dưới góc độ kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý. Tuy nhiên, khi hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, dữ liệu bán hàng và các nền tảng số ngày càng được kết nối, thông tin kế toán không còn chỉ phục vụ mục tiêu tuân thủ. Nếu được tổ chức tốt, hệ thống kế toán có thể trở thành một công cụ quan trọng giúp nhà quản trị biết doanh nghiệp đang lãi ở đâu, dòng tiền có thực sự an toàn hay không, khách hàng nào đang chiếm dụng vốn và quyết định kinh doanh nào cần được điều chỉnh kịp thời.

Kế toán không nên chỉ bắt đầu khi đến kỳ kê khai thuế

Ở không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa, người làm kế toán dành phần lớn thời gian cho việc tập hợp chứng từ, kiểm tra hóa đơn, kê khai thuế, theo dõi công nợ và lập báo cáo tài chính. Những công việc này rất cần thiết, bởi tuân thủ pháp luật vẫn là một trong những chức năng quan trọng của hệ thống kế toán.

Tuy nhiên, vấn đề xuất hiện khi toàn bộ hệ thống kế toán chỉ xoay quanh câu hỏi: doanh nghiệp phải kê khai bao nhiêu thuế, hóa đơn đã hợp lệ chưa, chi phí nào được chấp nhận và cuối năm cần hoàn thiện báo cáo như thế nào.

Trong trường hợp đó, một lượng lớn dữ liệu kế toán được ghi nhận nhưng chưa thực sự được khai thác cho quản trị. Chủ doanh nghiệp có thể biết doanh thu tháng này là bao nhiêu nhưng chưa chắc biết nhóm sản phẩm nào mang lại lợi nhuận tốt nhất. Doanh nghiệp có thể báo lãi nhưng lại thiếu tiền thanh toán cho nhà cung cấp. Công nợ phải thu được ghi nhận đầy đủ nhưng chưa được phân tích theo tuổi nợ để nhận diện khách hàng có nguy cơ chậm thanh toán.

Vì vậy, chuyển từ tư duy kế toán chủ yếu phục vụ thuế sang kế toán phục vụ quản trị không có nghĩa là xem nhẹ nghĩa vụ thuế. Điều cần thay đổi là mở rộng mục đích sử dụng thông tin kế toán: một dữ liệu được ghi nhận để vừa bảo đảm tuân thủ, vừa hỗ trợ người quản lý ra quyết định.

Số hóa đang làm thay đổi cách doanh nghiệp tạo ra và sử dụng dữ liệu kế toán

Chương trình Chuyển đổi số quốc gia xác định phát triển kinh tế số và nâng cao năng lực số của doanh nghiệp là một trong những định hướng quan trọng của Việt Nam. Trong môi trường đó, dữ liệu ngày càng trở thành một nguồn lực của hoạt động kinh doanh.

Riêng trong lĩnh vực tài chính và kế toán, sự thay đổi có thể nhìn thấy rất rõ qua quá trình điện tử hóa hóa đơn và chứng từ. Nghị định số 70/2025/NĐ CP sửa đổi quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, tiếp tục mở rộng việc sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời tăng cường việc kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, một giao dịch bán hàng ngày nay có thể được hình thành trên phần mềm bán hàng, tạo hóa đơn điện tử, cập nhật doanh thu, giảm tồn kho, ghi nhận công nợ và đồng thời tạo dữ liệu phục vụ khai thuế. Nếu doanh nghiệp vẫn nhập lại cùng một thông tin trên nhiều hệ thống khác nhau thì lợi ích của số hóa chưa được khai thác đầy đủ.

Một thay đổi đáng chú ý khác trong năm 2026 là Thông tư số 58/2026/TT BTC về chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Quy định mới hướng tới đơn giản hóa công tác kế toán, nhưng đồng thời cho phép doanh nghiệp bổ sung sổ kế toán và điều chỉnh biểu mẫu theo yêu cầu quản trị. Điều này cho thấy đơn giản hóa kế toán không đồng nghĩa với việc thông tin kế toán chỉ phục vụ kê khai, mà doanh nghiệp có thể tổ chức thêm dữ liệu phù hợp với nhu cầu điều hành thực tế.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư số 133/2016/TT BTC vẫn là một trong những căn cứ quan trọng về chế độ kế toán. Trong khi đó, Thông tư số 99/2025/TT BTC có hiệu lực từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 1/1/2026 đã thay thế Thông tư số 200/2014/TT BTC và thể hiện rõ hơn xu hướng tăng quyền chủ động của doanh nghiệp trong tổ chức công tác kế toán, phù hợp với yêu cầu quản trị và sự phát triển của công nghệ thông tin.

1. Thay đổi thứ nhất: từ ghi nhận giao dịch sang tổ chức dữ liệu

Số hóa công tác kế toán không đơn giản là thay sổ giấy bằng phần mềm. Doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu dữ liệu nào phải được thu thập và dữ liệu đó sẽ được sử dụng cho quyết định nào.

Ví dụ, khi ghi nhận một hóa đơn bán hàng, ngoài các thông tin cần thiết để lập chứng từ và kê khai thuế, doanh nghiệp có thể đồng thời xác định nhóm sản phẩm, nhân viên bán hàng, khu vực thị trường, kênh bán hàng hoặc nhóm khách hàng.

Khi đó, cuối tháng hệ thống không chỉ trả lời câu hỏi doanh thu là bao nhiêu mà còn có thể cung cấp thông tin về doanh thu theo từng nhóm sản phẩm, tỷ suất lợi nhuận theo từng kênh bán hàng hoặc mức độ đóng góp của từng nhóm khách hàng.

Điểm quan trọng là dữ liệu quản trị cần được thiết kế ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch. Nếu đến cuối tháng kế toán mới lấy dữ liệu để phân loại lại bằng bảng tính, việc quản trị vừa mất thời gian vừa dễ xảy ra sai lệch.

2. Thay đổi thứ hai: kết nối kế toán với bán hàng, kho và ngân hàng

Một hệ thống kế toán phục vụ quản trị cần hạn chế tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một bộ dữ liệu riêng.

Ở doanh nghiệp thương mại, số liệu bán hàng liên quan trực tiếp đến doanh thu, công nợ và hàng tồn kho. Ở doanh nghiệp sản xuất, dữ liệu kho nguyên vật liệu liên quan đến giá thành, kế hoạch mua hàng và dòng tiền. Các giao dịch ngân hàng lại liên quan đến thu tiền khách hàng, thanh toán nhà cung cấp và khả năng cân đối tiền mặt.

Khi những dữ liệu này được kết nối, kế toán có thể chuyển dần từ công việc nhập liệu sang kiểm soát và phân tích.

Thay vì dành nhiều thời gian nhập từng chứng từ ngân hàng, kế toán có thể tập trung phát hiện các khoản công nợ quá hạn. Thay vì cuối tháng mới kiểm tra hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể theo dõi những mặt hàng tồn quá lâu và chủ động điều chỉnh kế hoạch mua hàng.

Đây chính là một trong những giá trị quan trọng nhất của chuyển đổi số trong kế toán: giảm thời gian tạo dữ liệu để tăng thời gian sử dụng dữ liệu.

3. Thay đổi thứ ba: doanh thu và lợi nhuận phải được phân tích theo chiều quản trị

Một báo cáo kết quả kinh doanh tổng hợp có thể cho biết doanh nghiệp có lợi nhuận hay không, nhưng đối với nhà quản trị, câu hỏi quan trọng hơn thường là: lợi nhuận đến từ đâu?

Doanh nghiệp có thể bán nhiều mặt hàng nhưng không phải mặt hàng nào có doanh thu cao cũng tạo ra lợi nhuận cao. Một nhóm khách hàng lớn có thể tạo doanh thu đáng kể nhưng yêu cầu chiết khấu nhiều và thời gian thanh toán dài. Một kênh bán hàng trực tuyến có thể tăng trưởng nhanh nhưng phát sinh chi phí quảng cáo và vận chuyển lớn.

Vì vậy, hệ thống kế toán cần từng bước cung cấp được các thông tin như lợi nhuận theo sản phẩm, lợi nhuận theo nhóm khách hàng, lợi nhuận theo cửa hàng, lợi nhuận theo dự án hoặc theo kênh bán hàng.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, không nhất thiết phải xây dựng ngay một hệ thống kế toán quản trị phức tạp. Chỉ cần bổ sung một số mã quản trị hợp lý ngay trong phần mềm kế toán cũng có thể làm thay đổi đáng kể chất lượng thông tin phục vụ điều hành.

4. Thay đổi thứ tư: quản trị dòng tiền phải được đặt ngang với quản trị lợi nhuận

Một doanh nghiệp có lợi nhuận chưa chắc đã có dòng tiền tốt.

Giả sử doanh nghiệp bán được nhiều hàng và ghi nhận doanh thu cao nhưng phần lớn khách hàng chưa thanh toán. Trong khi đó doanh nghiệp vẫn phải trả tiền hàng, lương, tiền thuê mặt bằng và các nghĩa vụ tài chính khác. Khi đó, báo cáo kết quả kinh doanh có thể thể hiện lợi nhuận nhưng tài khoản ngân hàng lại thiếu tiền.

Đây là lý do doanh nghiệp nhỏ và vừa cần đặc biệt quan tâm đến dự báo dòng tiền.

Hệ thống kế toán số có thể hỗ trợ xây dựng một bảng dự kiến tiền vào và tiền ra trong những tuần tiếp theo dựa trên lịch thu nợ, lịch trả nhà cung cấp, kế hoạch trả lương, nghĩa vụ thuế và các khoản vay.

Thông tin này giúp nhà quản trị nhìn thấy nguy cơ thiếu hụt tiền trước khi vấn đề thực sự xảy ra.

5. Thay đổi thứ năm: kế toán cần trở thành người phân tích thông tin

Khi dữ liệu được tự động hóa nhiều hơn, vai trò của người làm kế toán cũng thay đổi. Năng lực cần thiết không còn chỉ là định khoản đúng một nghiệp vụ hay biết lập tờ khai thuế. Kế toán cần hiểu hoạt động kinh doanh, biết đọc dữ liệu, nhận diện bất thường, giải thích nguyên nhân biến động và chuyển các con số thành thông tin mà người quản lý có thể sử dụng. Các nghiên cứu về áp dụng chuẩn mực kế toán tại Việt Nam từ trước cũng cho thấy năng lực của kế toán viên là một trong những yếu tố có ảnh hưởng đến khả năng áp dụng kế toán trong doanh nghiệp.

Điều đó cũng gợi ý rằng chuyển đổi số công tác kế toán không thể thành công chỉ bằng việc mua một phần mềm mới. Công nghệ, con người và cách thức quản trị phải thay đổi đồng thời.

Từ góc độ đào tạo: sinh viên kế toán cần chuẩn bị gì?

Sự thay đổi của doanh nghiệp cũng đặt ra yêu cầu mới đối với đào tạo kế toán và kiểm toán. Sinh viên vẫn cần nền tảng chắc chắn về nguyên lý kế toán, kế toán tài chính, thuế, kiểm toán và pháp luật. Tuy nhiên, bên cạnh đó cần tăng cường năng lực sử dụng phần mềm, xử lý dữ liệu, phân tích báo cáo tài chính, lập ngân sách, dự báo dòng tiền và trình bày thông tin cho người ra quyết định. Trong tương lai, giá trị của người làm kế toán sẽ ngày càng ít nằm ở khả năng nhập nhiều chứng từ và ngày càng nhiều hơn ở khả năng kiểm soát dữ liệu, phân tích dữ liệu và biến dữ liệu thành thông tin hữu ích. Đây cũng là cơ hội để hoạt động đào tạo kế toán gắn chặt hơn với thực tiễn doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp nhỏ và vừa đang từng bước số hóa quy trình kinh doanh và công tác tài chính kế toán.

Chuyển đổi số không làm giảm vai trò của kế toán. Ngược lại, nó tạo điều kiện để kế toán trở về đúng với một trong những chức năng quan trọng nhất của mình: cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, bước chuyển cần thiết hiện nay không phải là từ bỏ kế toán thuế, bởi tuân thủ thuế vẫn là yêu cầu bắt buộc. Điều quan trọng hơn là không dừng lại ở kế toán thuế. Khi dữ liệu về doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho và dòng tiền được tổ chức trên một hệ thống thống nhất, kế toán có thể trở thành công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động hiện tại, dự báo sớm rủi ro và lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả hơn. Và khi đó, số hóa kế toán không còn đơn thuần là câu chuyện thay đổi phần mềm, mà là quá trình chuyển đổi từ ghi chép những gì đã xảy ra sang sử dụng dữ liệu để quyết định điều gì nên xảy ra tiếp theo.